радиоэфир 19.07.2012 г.

В различных жизненных ситуациях Вы можете столкнуться с проблемой: каким образом доказать третьим лицам, что документ, который Вы не можете сиюминутно предъявить им в подлиннике, действительно существует и имеет достоверность и законность? Кто может подтвердить данное обстоятельство, какой специалист или организация?

Этим специалистом-профессионалом является нотариус, единственный среди юристов наделенный законом полномочиями официально подтверждать действительность существования документа и тождественность текста и реквизитов предоставляемой копии тексту и реквизитам оригинала (подлинника) документа.

Бытует мнение, что свидетельствование нотариусом копии документа – самое простое нотариальное действие,  однако оно требует внимательности,  осторожности и большой ответственности нотариуса. В работе нотариуса для него нет «простых» или «сложных» действий – все нотариальные действия одинаково важны.

А работа по засвидетельствованию копий документов имеет немаловажное значение для граждан и юридических лиц и напрямую связана с осуществлением и охраной их прав и интересов, тем более что в последнее время неуклонно возрастает количество копий,  которые требуются для предоставления в различные организации именно в нотариально засвидетельствованном виде.

Нередко обратившиеся люди бывают удивлены, когда нотариус отказывает им в свидетельствовании предоставленной копии документа. В действительности существуют общие правила и условия свидетельствования копий документов, которые необходимо знать каждому.

Прежде всего - ст. 77 и 78 Основ законодательства Российской Федерации «О нотариате» уполномачивают нотариусов свидетельствовать копии или выписки из документов. В законодательстве отсутствует определение понятия «документ» в общем значении, применяемом в гражданских правоотношениях. Поэтому в нотариате термин «документ» используется в узком значении, как письменный документ, исходящий от органов власти и местного самоуправления, судебных, административных или иных публичных органов, юридических лиц и граждан, имеющий юридическое значение.

То есть, нельзя засвидетельствовать нотариально, например, копию личного письма, статьи из прессы, какого-либо нормативного акта (закона), выдержки из романа и т.п.

Действует основное требование к оригиналам документов,  копии с которых Вы хотите засвидетельствовать нотариально, а именно – нотариус вправе свидетельствовать копии документов или выписки из него при условии, что:

-        содержание документа не противоречит закону (противоречащими закону признаются документы, имеющие противозаконное содержание или несоответствие компетенции выдавшего его органа, либо, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации);

-        документ имеет юридическое значение (затрагивающий права и интересы граждан, независимо от того, существуют те или иные правоотношения в прошлом или настоящем. Например, копия договора купли-продажи имущества, которое сменило собственника)

-        свидетельствование таких документов не запрещено законом (запрещено законом свидетельствовать верность копий документа содержащего государственную или медицинскую тайну, имеющего конкретное указание на недопустимость его копирования или гриф «секретно». То есть, нотариус откажет в свидетельствовании, например, копии медицинской справки или заключения о психическом заболевании гражданина);

-        документ составлен на языке, которым нотариус владеет или имеется надлежащим образом оформленный перевод документа.

За свидетельствованием верности копии документа или выписки из него может обратиться в любую нотариальную контору любого города как владелец документа, так и иное лицо по его поручению. Никаких доверенностей в этом случае не требуется. Нотариус лишь устанавливает личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия по паспорту или заменяющему его документу (удостоверению, военному билету, паспорту моряка, справке установленной формы и т.п.).

Помните – нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует факты,  изложенные в представленном документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам оригинала. Поэтому копия изготавливается и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к нотариальному документу – нотариально удостоверенная копия должна полностью соответствовать оригиналу, содержать весь точный текст и реквизиты документа без сокращений, исправлений и искажений. А текст удостоверительной надписи нотариуса должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит или подклеен к тексту копии.

Изготовлена копия может быть любым доступным способом – от руки или с использованием технических средств, в том числе свето- либо фотокопирования. Основное условие – копия должна быть изготовлена качественно, текст должен свободно читаться.

Нотариус может отказать Вам в свидетельствовании копии с документа или выписки из документа в установленных законом случаях, а именно:

-        если в тексте документа имеются подчистки, дописки, неоговоренные исправления либо есть оговоренные исправления в документе, в котором они недопустимы (например, Постановлением Правительства от 17 апреля 1999 года не допускается наличие исправлений в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния, то есть в свидетельствах о рождении, о браке, о расторжении брака);

-        если сам документ или его отдельные фрагменты исполнены карандашом;

-        если документ в силу каких-либо повреждений (от времени или от обстоятельств)  имеет нечитаемые или плохо читаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, то есть в документе присутствуют особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом ли к сомнению в подлинности документа. Оттиск печати на документе должен быть четким и ясным, позволяющим точно установить название организации, выдавшей документ;

-        если нарушена целостность документа (нельзя представлять нотариусу документы склеенные или наклеенные частями на листе бумаги, что бывает довольно часто со старыми изношенными документами. В этом случае надо получить дубликат документа в организации,  выдавшей подлинный документ;

-        если документ,  объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован, не скреплен подписью должностного лица и печатью организации. Соответственно нотариус также обязан при свидетельствовании копии прошить листы, пронумеровать и заверить их количество подписью и своей печатью;

-        если документ составлен и выдан за границей компетентным органом иностранного государства или гражданином, но не легализован в установленном законом порядке. То есть на подлиннике документа должна быть соответствующая отметка, консула в этом государстве или органов Министерства иностранных дел РФ по установленной форме. В ряде случаев допустимо проставление апостиля на документе. Эти отметки подтверждают соответствие подлинного документа законодательству страны, в которой документ изготовлен;

-        если подпись должностного лица на документе выполнена не собственноручно, а каким-либо техническим способом (факсимильный штамп или светокопия);

-        если поверхность документа заламинирована или закрыта иным способом, поскольку нотариус лишен возможности убедиться в подлинности представленного документа и сделать вывод об отсутствии признаков подделки документа.

Нотариус может засвидетельствовать верность копии не только с оригинала документа,  но и с копии документа, но только при определенных условиях – если эта копия была ранее нотариально засвидетельствована или она выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. Копия документа в последнем случае должна быть изготовлена на фирменном бланке юридического лица, скреплена печатью и на ней должна стоять отметка о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Кроме того,  нотариус может засвидетельствовать верность не только копии документа,  но и выписки из документа. Правда, вновь при определенном условии – когда в документе,  из которого делается выписка,  содержится решения несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна производить полный текст части документа по определенному вопросу. Например, выписка из трудовой книжки должна включать полный текст первой страницы и запись, которая необходима гражданину или возможно сделать выписку из приказа по организации, где отдельные параграфы содержат разные вопросы о назначении на должность, либо о командировке и т.п.).

В последние годы участились случаи обращения к нотариусам граждан и организаций с просьбой засвидетельствовать копию с документа,  написанного лично гражданином. Действительно, гражданин может выдавать различные документы – заявления, подтверждения, обязательства и т.п., которые затрагивают права и интересы других лиц. Закон разрешает свидетельствовать копии с документов, выданных гражданином, при соблюдении трех условий:

-        содержание документа должно соответствовать закону, документ должен иметь юридическое значение;

-        подлинность подписи гражданина на этом документе должна быть «засвидетельствована» либо нотариусом, либо уполномоченным должностным лицом по месту работы, учебы или жительства гражданина. Например, начальником ЖЭКа по месту жительства или начальником отдела кадров организации по месту работы.

Именно поэтому не могут быть засвидетельствованы копии с любых договоров в простой письменной форме (договоры долевого участия в строительстве жилья, договоры приватизации, учредительные договоры юридических лиц и т.п.).

Хотелось бы отметить особенности свидетельствования копий с некоторых наиболее часто представляемых документов.

Копию трудовой книжки (или выписки из нее) возможно свидетельствовать только при наличии закрытой записи о прекращении трудового договора с проставлением печати.

Копии учредительных документов юридических лиц  (устава, договора) можно свидетельствовать только после регистрации юридического лица в установленном законом порядке, о чем свидетельствует отметка регистрирующего органа.

Копии документов, предназначенных для действия за границей, должны представляться нотариусу изготовленными на качественной бумаге, полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники (не допускается светокопирование).

Копии с документов об образовании и о государственной регистрации актов гражданского состояния свидетельствуются только в том случае, если в подлинных документах нет исправлений (в том числе и оговоренных).

При свидетельствовании копии с паспорта гражданина необходимо предоставлять копии всех страниц.

Все изложенные требования – не прихоть нотариуса, а закрепленные в законе нормы. Выполнять их – обязанность нотариуса, поэтому спорить с нотариусом не следует. При свидетельствовании копии с предоставленных Вами документов нотариус должен поработать с документом, проанализировать его законность, сверить документ с копией, оформить копию, внести запись в реестр регистрации нотариальных действий, то есть это требует времени и внимания. Поэтому, прорываясь в нотариальной конторе на прием к нотариусу вне очереди, не спешите говорить: «Мне только печать поставить…». Работа нотариуса не приемлет суеты и поверхностного отношения к документам.

Добро пожаловать в нотариальную контору!

Нотариус Лузгарь С.И.