Нотариальная «телепортация» документов: быстро и в любую точку страны
Если у вас, допустим, не больше часа, неважно, куда надо передать документ — из Москвы в Санкт-Петербург или из Калининграда до Камчатки — экспресс-почта или супербыстрый курьер все равно не успеют. Чтобы справиться вовремя, да еще без рисков потерять или повредить «посылку», потребуется немного магии или... помощь нотариуса. Он может перевести бумажный документ в цифровой с сохранением юридической силы, и тут же передать его коллеге в любом другом городе страны. Второй нотариус превращает электронную версию обратно в «бумагу», подтверждает их равнозначность и отдает тому, кто с нетерпением ждет документ.
В первом квартале 2023 года россияне воспользовались нотариальными действиями по переводу бумажного документа в «цифру» и обратно 887,5 тысяч раз. За весь 2022 год нотариусы «телепортировали» документы для граждан и компаний 4,6 млн раз. Если сравнивать с результатами 2021 года, популярность инструмента осталась на том же высоком уровне. А за последние пять лет, с 2018 по 2022, спрос на передачу документов таким образом вырос более чем в 4,5 раза.
Сейчас «нотариальная телепортация» документов приобрела дополнительную важность — она востребована участниками специальной военной операции. В частности, среди раненных военнослужащих, которые находятся на лечении в госпиталях. Напомним, что в феврале нотариат ввел льготы для этой категории граждан. Они полностью освобождаются от оплаты услуг правового и технического характера по ряду нотариальных действий, включая удостоверение равнозначности электронного документа бумажному, а также передачу электронных или бумажных документов физическим и юридическим лицам. Это может потребоваться, например, для подачи заявлений на государственные услуги, льготы, страховое возмещение, а также для решения других насущных правовых вопросов.
Так, например, многие из тех, кто находится в московских лечебных учреждениях, родом из других российских городов. Для них принципиальна возможность встретиться с нотариусом в госпитале, и оперативно, не покидая его стен отправить семье доверенность, согласия и прочие важные документы.
Для разных ситуаций
«Нотариальная телепортация» может выручить во многих жизненных ситуациях. Среди распространенных — просьбы срочно отправить в другой город доверенность, согласие супруги на сделку или согласие на выезд ребенка из страны. Также «телепортация» часто помогает, когда нужно подать заявление на принятие наследства, но человек живет в другом городе, не там, где открыто наследственное дело.
Алгоритм простой: вы приходите в любую нотариальную контору в своем городе и пишите заявление на вступление в наследство. Нотариус подтверждает вашу подпись, оцифровывает документ с сохранением его юридической силы и передает электронную версию коллеге, у которого открыто наследственное дело, по последнему месту жительства наследодателя. Иногда «телепортировать» нужно не только заявление, но и, например, свидетельство о рождении или о браке.
Оцифровка документов, подтверждающих родственные отношения, может потребоваться и в других случаях. Например, для передачи в архивы. По словам экспертов, туда сейчас идет много запросов от людей, которые хотят составить свое генеалогическое древо. Бывает, что архив просит к запросу в электронном виде приложить документы о родстве, заверенные нотариусом. Клиентам, у которых запланирована электронная регистрация перехода права собственности на недвижимость через банк, нотариусы могут перевести все необходимые документы в электронный вид для Росреестра.
Еще из примеров: перевод из бумажного в цифровой вид аттестата и его последующая отправка в ВУЗ в рамках приемной кампании. Также инструмент удобен, например, для юристов, которые ходят по судам, и им нужны заверенные копии диплома. Нотариус может перевести документ о высшем образовании в «цифру» и удостоверить его своей цифровой подписью. Юристу останется приложить файл к остальным документам, если он высылает их в электронном виде через системы электронного правосудия.
Из одного города в другой с помощью «нотариальной телепортации» можно передать практически любой документ, за небольшими исключениями. Нельзя перевести в цифровой формат с сохранением юридической силы оригиналы документов, удостоверяющих личность, и договоры по сделкам в простой письменной форме.
Для жителей удаленных районов
Отдельно стоит сказать о важности «телепортации» для жителей труднодоступных районов страны, где это нотариальное действие всегда пользуется большим спросом.
Реальный пример из практики. В контору нотариуса села Саранпауля обратилась молодая женщина. Ей нужно было срочно заключить кредитный договор, поскольку появилась возможность приобрести квартиру в Екатеринбурге по хорошей цене. Вот только выехать из родного села не получалось. Зимник, идущий по Оби, закрыли, а вертолет по расписанию прилетал только через неделю. Срок предложения был ограничен, ждать было нельзя.
Ситуацию помог разрешить нотариус. По просьбе заявительницы он составил доверенность на имя ее брата, живущего в Екатеринбурге, — на заключение кредитного договора и договора купли-продажи недвижимости. Перевел документы в электронный формат и передал их коллеге в Екатеринбурге. Молодой человек получил их в тот же день, успел оформить кредит в банке и приобрести жилье для сестры в мегаполисе.
Для юридических лиц
Представителям бизнеса перевод документов из «бумаги» в «цифру» и обратно нужен не реже, чем гражданам. Это может быть «телепортация» доверенностей на представительство, например, чтобы получать товары, подписывать накладные. Или, например, документов, необходимых для смены генерального директора, продажи доли в ООО, покупки помещения или другой сделки. Бывает, таким образом директору компании передают решение единственного участника ООО или протокол общего собрания.
Документы могут потребоваться для того или иного ведомства. Так, например, нотариус из Перми помог юрлицу «телепортировать» почти 100-страничный устав компании для таможни во Владивостоке. При этом были учтены требования принимающей стороны к формату и высокому качеству файлов.
Нередко удостоверение тождественности бумажных и электронных документов используют для создания юридического лица. Это актуально, когда будущие участники ООО, в нашем примере их будет трое, находятся в разных городах. Цепочка событий выглядит так: первый человек обращается к нотариусу в своем городе с заявлением о создании юрлица. Нотариус свидетельствует его подпись, переводит документ в цифровой формат и передает коллеге в город, где находится второй участник. Вторая «команда» проделывает те же шаги и заявление уходит в третий город, к третьему нотариусу и участнику ООО. Нотариус, который свидетельствует подпись последнего участника на заявлении-путешественнике, передает документы на регистрацию в ФНС.
Нотариус может передать электронную версию документа коллеге в другом городе, например, через Единую информационную систему нотариата или через специальный раздел сервиса «Инфонот». Также через «Инфонот» можно «телепортировать» документ любой заинтересованной стороне. В этом случае нотариус, который перевел «бумагу» в «цифру», формирует уникальный QR-код и пин-код и отдает их заявителю. А тот отправляет сведения человеку или организации, которым этот документ необходим. Оба варианта — ЕИС нотариата и «Инфонот» — обеспечивают безопасность и конфиденциальность документов, защищают их от третьих лиц.