Нотариат в помощь бизнесу

Если о помощи нотариусов гражданам известно многим, то о роли нотариуса в оформлении документов в сфере бизнеса известно не всем.  Как часто обращаются к нотариусу предприниматели и в каких случаях это обязательно?

Вопрос очень своевременный, так как законодательство в сфере корпоративной меняется и законодатель постепенно переводит практически все корпоративные отношения в сферу нотариата.

Ведь все действия в бизнес сфере достаточно сложны, так как  возможен не только прямой ущерб в результате неверного оформления документов, но и сопутствующие большие риски оспаривания сделок и фальсификации принимаемых решений и создание мошеннических схем. При желании у нотариуса можно удостоверить любую сделку, но закон установил в ряде случаев обязательное обращение к нотариусу в целях предотвращения рейдерских захватов бизнеса и обеспечения достоверности  данных в Единый государственный реестр юридических лиц.

- с 2009 года подлежат обязательному нотариальному удостоверению все сделки, связанные с отчуждением (продажа, мена, дарение) и залогом долей в Уставном капитале ООО.

-  в течение нескольких лет необходимо удостоверять заявления о выходе участника ООО из состава ООО и требования к ООО о выкупе доли участника в установленных ФЗ "Об ООО" случаях.

-  надо удостоверять  нотариально оферту о продаже доли в уставном капитале ООО третьему лицу и заявление об отказе от преимущественного права покупки отчуждаемой доли (если Устав общества позволяет продавать участнику свою долю в уставном капитале общества третьему, постороннему лицу, то, в случае такой необходимости, участник общества должен предложить приобрести его долю остальным участникам и самому обществу за цену и на условиях ее продажи постороннему лицу. И только в случае отказа остальных участников он может осуществить продажу своей доли третьему лицу).

- обязательно удостоверение решения общего собрания участников ООО и решения единственного участника ООО об увеличении уставного капитала общества.

Но данные статистики показывают, что все больше представителей бизнеса стремятся защитить и обезопасить свои права, интересы  и имущество с помощью нотариусов и количество обращений неуклонно растет.

Распространение уже сейчас приобретают электронные документы. Например, возможность мгновенной передачи документа в любую точку страны путем удостоверения тождественности при переводе документа с бумажной формы в электронную и обратно с сохранением его юридической силы. Такое нотариальное действие экономит время для граждан и бизнеса. Только за прошлый год "нотариальной телепортацией" воспользовались более 2 миллионов человек. При этом документы из бумажной в электронную форму переводят почти в 2,5 чаще. Это вызвано тем, что государственные органы и иные структуры смогли обеспечить прием документов в "цифре", что отражает требования современного общества.

Очень востребованы действия, связанные с государственной регистрацией юридических лиц и индивидуальных предпринимателей: создание, реорганизация, ликвидация. Представители бизнеса активно обращаются за помощью к нотариусу для подачи документов на регистрацию ИП или юридического лица и внесение изменений в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Работая по принципу "одного окна" и активно взаимодействуя долгие годы с налоговой службой в электронном формате через Единую информационную систему нотариата (ЕИС), нотариус может оперативно направить документы в ФНС. Документы, удостоверенные нотариусом, не требуют дополнительной проверки, что удобно как представителям налоговой службы, так и предпринимателям, так как упрощает процедуру и сокращает ее срок. Так, за прошлый год нотариусы России передали в Федеральную налоговую службу 2 814 210 комплектов документов.

В ЕИС существует с 2017 года реестр списков участников ООО и общества могут обратиться в Федеральную нотариальную палату (ФНП) по вопросу ведения и хранения этого списка (это обязательный документ, который должен быть в любом обществе). Ответственность за ведение списка будет нести нотариат, а у всех участников ООО будет свободный доступ к этому списку, независимо от качества отношений с генеральным директором общества и спорных ситуаций, когда этот список невозможно по каким-либо причинам получить в самом обществе (например, исчезновение или смерть генерального директора).  При хранении списка участников в реестре списков участников участники ООО могут оперативно получить соответствующую выписку у любого нотариуса - она нужна для совершения сделок.

Востребованы в корпоративной сфере и такие  бесплатные круглосуточные сервисы ЕИС нотариата, как проверка сведений о залоге движимого имущества и сервис проверки доверенностей на портале ФНП. Это позволяет моментально проверить действительность и актуальность необходимых сведений на данный момент и оградить бизнес от деловых отношений с недобросовестными лицами.

Нередко представители бизнеса обращаются к нотариусу для обеспечения доказательств каких-либо правонарушений в реальной жизни и в он-лайн среде (некачественное выполнение работ по договорам, клевета в адрес компании, нарушение авторских прав на торговую марку или стиль, плагиат и т.п.). Чаще всего нотариусы обеспечивают доказательства правонарушений в Интернете, осматривая веб-страницы и составляя  специальный протокол с необходимыми приложениями - для представления в судебные органы.

Возможно обращение представителей бизнеса к нотариусу для совершения исполнительной надписи, что позволяет взыскать бесспорную задолженность по любому нотариально удостоверенному договору , устанавливающему обязательство по передаче организации денег или имущества. Решение долговых вопросов проходит оперативнее и экономичнее, чем  через суд.  

Но особенно хотелось бы остановиться на очень важном вопросе, имеющем огромное значение и для самих участников ООО и для общества - это удостоверение решений органов управления юридических  лиц, так как практика  изменилась в 2020 году и, судя по обращениям к нотариусам, представители бизнеса не очень сведущи в этом вопросе.

Многие компании уже столкнулись с отказами регистрирующего органа при подаче документов на внесение изменений в ЕГРЮЛ или в учредительные документы по причине оформления протоколов общих собраний обществ или решений единственного участника ООО с нарушением установленного законом порядка.  Многие еще не столкнулись с этой проблемой, так как не обращались в налоговые органы.

Надо знать, что оформленные не в соответствии с законом протоколы или решения единственного участника ООО, являются ничтожными со всеми вытекающими отсюда последствиями. 

Объясните пожалуйста, что изменилось и как же правильно оформить протокол общего собрания в ООО или решение единственного участника?

Вспомним кратко историю вопроса для лучшего уяснения изменений.

Федеральным законом от 05.05.2014 г. №99-ФЗ в Гражданский кодекс РФ была введена новая ст. 67.1 "Особенности управлении и контроля в хозяйственных товариществах и обществах", которая вступила в силу и применяется с 01 сентября 2014 года.  

Она предусматривает, что принятие решений акционерами или участниками хозяйственных обществ и состав участников, присутствующих при их принятии, должны подтверждаться особым способом: регистратором или нотариусом.

В Публичных акционерных обществах (ПАО) принятые решения общих собраний подтверждаются лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров и выполняющим функции счетной комиссии. В непубличных акционерных обществах (НАО) - нотариус или регистратор, осуществляющий ведение реестра акционеров и выполняющий функции счетной комиссии. В  обществах  с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной, альтернативный способ  подтверждения не предусмотрен уставом такого общества  либо решением Общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Нотариуса ввели в качестве независимого публичного свидетеля, фиксирующего факт - где и когда состоялось собрание, какое принято решение и кто его принял, чтобы исключить факты фальсификации решений, так как суть всех имевшихся корпоративных споров сводилось к вопросам: было ли собрание и кто принимал решения. В Основы законодательства РФ о нотариате  была введена ст.103.10 "Удостоверение решения органа управления юридического лица".

Федеральным законом от 18.03.2019 г. № 34-ФЗ абзац 3 ст. 67.1 изложен в новой редакции, вступившей в силу с 01 октября 2019г. -  указанный порядок подтверждения принятия Решений общим собранием участников общества распространяется лишь на очное голосование.

Но нотариальное удостоверение  факта подтверждения принятого общим собранием ООО решения и состав присутствующих при его принятии решения не являлось обязательным, так как предусматривалась возможность альтернативных способов, примерный перечень которых сформулирован в ст. 67.1 ГК РФ -  подписание протокола всеми участниками или частью участников, с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону. 

Компании поступали по-разному: регистрирующие после 01 сентября 2014 года вносили в устав сразу необходимый пункт в уставе о подтверждении принимаемых решений альтернативным способом, как правило, подписью всех присутствующих участников собрания; уже действующие компании  принимали на собраниях решения о внесении изменений в устав об избрании альтернативного способа подтверждения решения или в протоколе общего собрания указывали на применение способа подтверждения действительности протокола путем подписания его всеми участниками (такое решение принималось на каждом собрании, так как состав участников мог быть разный).

При этом в законе не было четко указано на необходимость обязательного нотариального удостоверения решения общего собрания об избрании альтернативного способа подтверждения всех последующих принимаемых обществом решений. 

Поэтому различными компетентными органами - налоговыми органами, банками, судами, в т.ч. и нотариусами принимались для совершения определенных действий от имени общества,  наряду с нотариально удостоверенными решениями ООО, и протоколы общий собраний, подтвержденные в форме, избранной единогласно всеми участниками общего собрания (например, подписью всех присутствующих участников общего собрания). Обязательное нотариальное подтверждение протокола собрания об увеличении уставного капитала общества, независимо от наличия в уставе норм об ином подтверждении и независимо от состава участников общества.

Исключение было установлено в ст. 17 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» - «Увеличение уставного капитала»: обязательное нотариальное подтверждение протокола собрания об увеличении уставного капитала общества, независимо от наличия в уставе норм об ином подтверждении и независимо от состава участников общества-  "Факт принятия решения общего собрания участников общества об увеличении уставного капитала и состав участников общества, присутствовавших при принятии указанного решения, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения. Решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала  подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом".

Но за пять прошедших лет споры не утихли, продолжалась фальсификация решений общих собраний ООО, судебная практика складывалась неоднозначно и необходимо было принять решение, аналогичное примеру 2009 года, когда ввели обязательное нотариальное удостоверение сделок с долями в уставном капитале ООО и  судебные споры  прекратились. 

25 декабря 2019 года Президиумом Верховного Суда РФ был утвержден Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах.

В нем дано иное разъяснение о применении норм ГК РФ о подтверждении решений общих собраний участников ООО и решения единственного учредителя общества.

Положения Обзора применяются к решениям хозяйственных обществ, в том числе, к решению единственного участника общества, принятым после 25 декабря 2019 года. Принятые до этого числа решения считаются принятыми по действующим до этого правилам и являются легитимными. 

Пункт 2 Обзора: Решение общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, в соответствии с которым в отношении решений общества будет применяться альтернативный способ подтверждения, требует нотариального удостоверения. 

Установлено общее правило: если, в соответствии со ст. 67.1 ГК РФ, уставом ООО не предусмотрен  иной (не нотариальный) способ подтверждения решения общего собрания участников, а участники общества хотят избрать альтернативный способ подтверждения решением общего собрания участников, то с 25.12.2019 г. принятие такого первого решения общего собрания участников общества, устанавливающего альтернативный способ подтверждения принимаемых обществом последующих решений в будущем (изменения в  устав или подпись протокола всеми участниками собрания или иное) требует нотариального удостоверения в порядке, установленном статье 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате. 

Решение хозяйственного общества об избрании альтернативного способа подтверждения должно быть принято единогласно.

Все последующие решения будут подтверждаться избранным обществом способом.

Принятые до 25.12.2019 года решения общих собраний об альтернативном способе подтверждения, нотариально не удостоверенные, легитимны.

Если запись в уставе об отказе от нотариального подтверждения решений общего собрания участников и выборе альтернативного способа подтверждения  была внесена по решению собрания, принятому единогласно до 25.12.2019 года  (нотариально не удостоверенному), то это действительно.   

Если нотариусу для совершения нотариального действия представляется протокол общего собрания хозяйственного общества, содержащий решение, принятое после 25.12.2019 г., принятие которого не подтверждено в соответствии с требованиями п. 2 Обзора то нотариус не может принять такой документ для подтверждения каких-либо обстоятельств. 

Как поступать компаниям в современных условиях? 

Есть несколько способов:

- На общем собрании участников принять решение о внесении изменений в устав общества о закреплении альтернативного способа подтверждения принимаемых обществом решений – при этом протокол такого собрания должен быть удостоверен нотариально. Устав публичный документ и его положения будут значимы и обязательны  для всех, в том числе, и в случае смены участников общества.

- На заседании общего собрания принять единогласное решение о подтверждении принимаемых последующих решений общества альтернативным способом, например, подписанием протокола всеми присутствующими участниками собрания.  

При этом это решение должно быть подтверждено нотариально, путем выдачи нотариусом свидетельства и в будущем, для проведения каких-либо регистрационных действий, банкам, иным  контрагентам и нотариусам при совершении обществом каких- либо нотариальных действий, необходимо будет представлять два документа: нотариальное свидетельство о принятии собранием решения об избрании альтернативного способа подтверждения и либо последующее решение, подтвержденное избранным обществом способом, либо устав с внесенными изменениями.

Но такой вариант возможен только при постоянном составе участников общества. В случае смены участника общества, необходимо будет принимать новое решение об избрании альтернативного способа подтверждения  принимаемых обществом решений и удостоверять его нотариально.

Следует обратить внимание, что п. 107 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 23.06.2015 г. № 25 разъяснено, что решения очных собраний участников хозяйственных обществ, не удостоверенные нотариусом или лицом, осуществляющим  ведение Реестра акционеров и выполняющим функции счетной комиссии, в порядке, установленном пп.1-3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ, если иной способ удостоверения не предусмотрен Уставом ООО либо решением общего собрания участников такого общества, принятым участниками общества единогласно, являются ничтожными применительно к п.3 ст. 163 ГК РФ.

Указанные правила применяются только к принятым очным путем решениям  собраний, так как нотариус присутствует на заседании  и выдает свидетельство об удостоверении факта принятия решения органом управления юридического лица и о составе участников, которые присутствовали при вынесении решений.  

Для принятия заочных решений, если их принятие предусмотрено уставом общества,  нотариального удостоверения не требуется, так как нотариус не присутствует. Но нужно учитывать запрет закона  о принятии путем заочного голосования основополагающих решений обществ (ст. 38 ФЗ "Об ООО") - утверждение годовых отчетов и бухгалтерской отчетности, изменение Устава, определение направлений деятельности и др.       

Если Общество состоит из 1 участника, какие требования сейчас к  принятым им  решениям?

В  упомянутой выше ст. 67.1 ГК РФ не урегулирован прямо тот случай, когда решение принимается единственным участником ООО.

До 25.12.2019 г. толкование было в отношении единственного участника ООО, что принятие им решений - это не решение коллегиального органа-собрания и нотариально его не нужно подтверждать.   

В отношении единственного участника ООО  ранее существовало мнение, подтвержденное письмами ФНП, ФНС, Банка России и судебными решениями и сложилась практика - не обязательно нотариально удостоверять  принятые им решения, достаточно его подписи, так как общее собрание не проводится и на ООО, состоящее из одного участника, положения пп.3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ не распространяются, требования о нотариальном удостоверении принятого единственным участником общества решения закон не содержит. 

Исключение было установлено в ст. 17 ФЗ "Об ООО" - « Увеличение уставного капитала» - для всех ООО, независимо от количества участников - решение единственного участника общества об увеличении уставного капитала подтверждается его подписью, подлинность которой должна быть засвидетельствована нотариусом.

В связи с этим, а также различной судебной практикой, в  Обзоре Верховного суда РФ  25.12.2019 г. делается иной вывод и дается разъяснение:

В соответствии с п. 3 Обзора - требование о нотариальном удостоверении, установленное пп.3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ распространяется и на решение единственного участника.

Верховный суд РФ  в обоснование такового вывода указывает,  что подпункт 3 п.3 ст. 67.1 ГК РФ направлен на то, чтобы исключить фальсификацию решения, принимаемого высшим органом управления общества и действие указанной нормы в равной мере распространяется и на решение единственного участника общества, которое также подвержено риску фальсификации.

Кроме того, Верховный суд РФ отметил, что закон не содержит исключения в отношении решений единственного участника в части требования о нотариальном удостоверении, установленного пп.3 п.3 ст.67.1 ГК РФ.

Нотариальное удостоверение важных решений единственного участника ООО необходимо для пресечения мошеннических действий, в т.ч. и против лиц, которые будут приобретать доли в уставном капитале ООО в будущем.

Согласно официальной позиции Министерства юстиции Российской Федерации, со ссылкой на Обзор Верховного суда РФ, удостоверение нотариусом решения единственного участника ООО осуществляется по правилам ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, с выдачей свидетельства об удостоверении факта принятия решения.

То есть,  к решениям единственного участника применяются те же правила, что и к общим собраниям хозяйственных обществ - возможно выбрать альтернативный способ подтверждения принимаемых единственным участником будущих решений, например, простая подпись им своего решения, но это первоначальное решение об альтернативном способе должно быть удостоверено нотариусом, с выдачей свидетельства.

Единственный участник в уставе ООО может прописать, что решения подтверждаются без обязательного нотариального удостоверения, путем его подписания и это будет значимым для всех, в том числе и для единственного участника и для нотариуса, это имеет публичный характер.

Принятые до 25.12.2019 г. решения единственного участника или единственного акционера являются законными.

Принятые  после 25.12. 2019 г. решения должны удостоверяются нотариально, с выдачей свидетельства.

По аналогии с коллегиальными обществами, единственный участник может или внести изменения в устав общества, предусмотрев альтернативный способ подтверждения своих решений - подписание решения единственным участником, или  удостоверить нотариально первое решение об избрании способа подтверждения решения - его подписание единственным участником.

В последующим для совершения юридически значимых действий следует предъявлять компетентным органам  выданное нотариусом свидетельство и последующее подписанное  единственным участником решение или устав общества.

По аналогии, считается, что свидетельствование подлинности подписи на решении единственного участника ООО, без нотариального подтверждения принятого решения, противоречит позиции Обзора Верховного Суда РФ и влечет ничтожность решения единственного участника.  

В связи с чем изменена существующая практика?

Государство вводит нотариуса в корпоративные отношения с целью придания законности и действительности документам хозяйственных  обществ и обеспечения достоверности сведений, которые поступают и содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Нотариус отвечает за законность совершаемых нотариальных действий и его участие позволяет избежать многих  рисков, которые имеют место в жизни, как показывает судебная практика: неправомерное представительство на собрании, подмена протокола собрания, принятие решения участниками под давлением, ущемление интересов отдельных участников общества, незаконное использование имущества фирмы и его отчуждение, поддельное решение о смене генерального директора фирмы и хищение активов и средств фирмы.

Участие нотариуса исключает практически любые мошеннические действия по захвату власти и имущества в чужой фирме.

И статистические данные ФНП  свидетельствуют о том, что все больше представителей бизнеса стремятся защитить надежно и максимально обезопасить  свои права и собственность, сам бизнес и его активы  с помощью нотариусов, количество обращений растет ежегодно. Так, в 2019 году нотариусы России удостоверили более 39000 решений органов управления юридических лиц, а за 6 месяцев 2020 года - более 54000 решений (увеличилось на 38%), несмотря на ограничительные меры и спад деловой активности.

Во избежание отказов налоговых органов, банков, нотариусов и других компетентных органов в принятии ненадлежаще оформленных решений участников хозяйственных органов, следует строго соблюдать требования закона. Все принятые в 2020 году решения должны быть нотариально удостоверены, если уставом не предусмотрен альтернативный способ  подтверждения.     

Повторюсь - признаются легитимными протоколы общих собраний и решения единственного участника общества, которые были приняты до 25.12.2029 г. в соответствующими с действующими на момент их принятия правилами..

Сейчас обществам надо принять меры по определению способа принятия решений, если это не указано в уставе, чтобы избежать отказов при совершении необходимых действий или признания решений общих собраний ничтожными