Все об электронной передаче документов
С развитием новых технологий и интернета документооборот в России вышел на электронные просторы. Происходит всеобщая « информатизация» во многих сферах жизни и нотариусы оказались на передовой, уже более 3-х лет совершая целый ряд нотариальных действий, основанных на использовании электронных сервисов .
«Электронный нотариат» сделал обращение к нотариусу максимально удобным и оперативным и, что немаловажно, укрепил гарантии достоверности значимых сведений и документов.
По данным Федеральной нотариальной палаты, наиболее часто Россияне пользуются совершением в электронной форме нотариальных действий по оформлению документов по сделкам о распоряжении имуществом, брачно-семейным делам, оформлению доверенностей, оформления и ведения бизнеса.
Моментальная передача
Набирает обороты новая практика: граждане все чаще стали использовать возможность моментальной передачи юридических документов из города в город через нотариуса с сохранением их юридической силы. Это возможно благодаря такому нотариальному действию, как удостоверение равнозначности электронного документа его оригиналу на бумажном носителе.
Сегодня нет нужды рисковать документами, деньгами и временем.
Случается, что в спешке одна из сторон сделки внезапно понимает, что не хватает какого-то важного документа: доверенности или согласия супруга на сделку, Свидетельства о праве собственности, документа о родственных отношениях и от этого срывается сделка или важное семейное дело, а необходимо передать важные документы из одного города в другой и времени на отправление почтой или курьером нет - можно полностью полагаться на нотариуса, который документы "телепортирует" .
Частая ситуация: надо оформить согласие на выезд ребенка за границу, а родители находятся в разных городах и каникулы могут быть испорчены. Теперь это не проблема. Обратиться к нотариусу можно даже за несколько часов до поездки и любой нотариус удостоверит согласие, переведет его в электронный вид и отправит в другой город.
Бизнесу же подчас надо подводить баланс, заполнять и закрывать наряды и папки текущего года, оформлять сделки участников хозяйственных обществ - а подлинные документы находятся в другом далеком городе. В течение нескольких минут нотариус создаст юридически значимую цифровую версию необходимого документа и тут же отправит ее по электронной почте адресату.
Технология работает так: гражданин приходит к любому нотариусу в своем городе и переводит юридически значимый документ в электронный вид. Сразу после этого нотариус пересылает подписанный электронной подписью файл по электронной почте в нужный город, где его так ждут. Можно заранее решить с получателем документа, у какого нотариуса ему будет удобно получить нужный документ. Нотариус в другом городе, в свою очередь, получив электронную версию документа, обратно переводит электронный документ в бумажный вид и удостоверяет его.
Впрочем, у адресата есть выбор - он может не только с помощь. Нотариуса перевести нужный документ в бумажный вид, но и оставить документ в цифровом формате, используя специальное устройство для переноса информации.
Надо подчеркнуть: это будет не копия, а самый настоящий документ. Электронная и бумажные версии документа равнозначны друг другу, это принципиальный момент. Закон предоставил нотариусу полномочия переводить один и тот же документ в цифру и обратно.
Процедура удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
При этом необходимо помнить, что не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
Возможен и другой вариант – нотариус сможет перевести в бумажный вид полученный им (допустим, из налоговых органов ) или представленный Вами электронный документ и тогда удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Удобство, безопасность, скорость — главные достоинства процедуры удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов.
По данным Федеральной нотариальной палаты, за 2017-2018 годы такой услугой воспользовались почти миллион Россиян.
Кроме того, важным фактором является и доступность услуги - это нотариальное действие поможет ощутимо сэкономить. Тарифы за удостоверение равнозначности документов - 50 рублей за каждую страницу документа плюс плата за совершаемую нотариусом правовую и техническую работу, размер которой зависит от региона, в котором совершается нотариальное действие.
Любые альтернативные способы пересылки документов по России уступают нотариальному как по скорости, так и по доступности.
«Электронный» нотариат в помощь бизнесу
Срочная пересылка документов через нотариуса пользуется спросом не только у граждан, но и у бизнеса. Ведь предприниматели, как никто другой, экономят время, средства и силы. Электронные сервисы нотариата позволяют ускорить деловой оборот, обеспечивая при этом его полную безопасность.
При участии нотариуса граждане и юридические лица могут передать в налоговый орган заявление, уведомление или сообщение о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
По заявлению будущего предпринимателя нотариус сделает сканы необходимых документов, сформирует их в контейнер, заверит своей электронной подписью и отправит в налоговый орган. После того, как запрос будет обработан в ФНС, нотариус может выдать Свидетельство о направлении документов с указанием о получении всех документов в налоговом органе.
По статистике Федеральной нотариальной палаты, в 2017г. почти 140 тысяч человек направили документы на регистрацию бизнеса в налоговые органы именно электронным способом с помощью нотариуса. Это приветствуется Федеральной налоговой службой, так как обеспечивает достоверность документов и оперативность регистрации новых предпринимателей.
В случае же удостоверения нотариусом договоров с долями в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью заявителем о внесении соответствующих изменений в ЕГРЮЛ выступает уже сам нотариус и заявление в форме электронного документа подписывается электронной подписью нотариуса и в течение двух рабочих дней со дня удостоверения договора направляется в налоговый орган.
Нотариус получает документы о регистрации изменений из налоговых органов в электронном виде и выдает их обратившемуся за совершением нотариального действия лицу, по его просьбе в форме электронных документов или в форме документов на бумажных носителях на основании удостоверения равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам.
Электронная регистрация прав на недвижимое имущество
Все большим спросом пользуется и подача документов на государственную регистрацию права собственности в Росреестре через нотариуса. Такая помощь предоставляется нотариусами, в том числе, и в электронном виде, благодаря чему срок регистрации сокращается до 1 рабочего дня.
Нотариус, удостоверивший сделку с недвижимым имуществом, , выдавший свидетельство о праве на наследство или совершивший иное нотариальное действие, на основании которого возникает право, может самостоятельно подать документы на регистрацию этого права в электронном виде через официальный интернет-портал Росреестра. Подача документов через нотариуса исключает необходимость новому собственнику дополнительно обращаться в Росреестр (МФЦ, Кадастровую палату) или самостоятельно разбираться с сервисом электронной регистрации: нотариус подготовит и проверит необходимый пакет документов, сам представит его на государственную регистрацию и получит документы после регистрации для передачи их правообладателю.
Использование сервиса электронной регистрации обладает рядом преимуществ для правообладателя по сравнению с традиционным способом подачи документов на регистрацию: во-первых - оперативность; во-вторых - экономия (размер государственной пошлины уменьшается на 30%); в-третьих - правообладателю не нужно покупать усиленную квалифицированную электронную подпись, т.к. нотариус переведет все необходимые документы в электронный вид и заверит их своей электронной подписью.
Выдаваемая по результатам государственной регистрации прав в электронном виде удостоверяющая выписка из Единого государственного реестра недвижимости по просьбе правообладателя может быть переведена нотариусом в бумажную форму посредством удостоверения равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам.
Таким образом, учитывая приведенные выше преимущества, подача документов на государственную регистрацию прав через нотариуса, в настоящее время является одним из наиболее удобных, оперативных и безопасных для правообладателя способов.
Тариф за предоставление документов на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним и за предоставление документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей составляет 1000 рублей плюс плата за правовую и техническую работу, размер которой зависит от региона, в котором совершается нотариальное действие.
Электронные нотариальные действия открывают более широкие возможности юридически значимого документооборота, делая его проще, доступнее и надежнее, в особенности для не имеющих квалифицированной электронной подписи лиц, а также позволяют ускорить регистрацию прав после нотариально удостоверенных сделок.
По данным Федеральной нотариальной палаты, в 2017г. более 270 тысяч Россиян предпочли электронный формат подачи документов в регистрационные органы через нотариуса
В ближайшей перспективе Российского нотариата - расширить перечень предоставляемых в электронной форме услуг
Орловская областная нотариальная палата
"Орловский вестник" (№27 (1277), 15/08/2018)